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Ciclo PDCA: descubra como melhorar de forma contínua os seus processos

Já ouviu falar no Ciclo PDCA?

Se você trabalha com varejo, imagino que já viveu momentos desafiadores em relação aos feedbacks de clientes, principalmente, em sites de avaliações de serviço ou entrega como o Reclame Aqui, não é?

Então, você elabora um projeto para durar apenas dois meses e testar a eficiência de contratar um novo fornecedor. Os testes deram certo e os feedbacks se tornam positivos!

Mas, por que esse exemplo? Bom, se você se identificou, significa que a sua empresa já utilizou o Ciclo PDCA, isto é, um método para obter melhorias contínuas em seu negócio.

E aí, ficou interessado? Então, você está no lugar certo. Boa leitura!

Como funcionam as etapas do PDCA?

A sigla PDCA contam com 4 etapas, que traduzidas para o português são planejar, fazer, verificar e agir. Acompanhe a seguir, cada uma delas:

P (planejar)

Em primeiro lugar, temos o planejamento que busca analisar as informações e desafios para definir as metas.

Por isso, elabore uma estratégia que resolva os empecilhos encontrados, desenvolvendo-os com base nos valores da empresa, a partir das metas, recursos e metodologias mais adequadas.

Aqui, é preciso definir uma equipe que vai atuar nesse processo, incluindo um líder para cada fase.

Vamos conferir o passo a passo:

1- Identificação

Nesta etapa, é importante reconhecer a importância do problema para desenvolver o processo. Considere o histórico do problema, mostre as perdas causadas por ele e defina uma data para ser resolvido

2- Investigação

Chegamos no momento de maior atenção, não deve passar qualquer detalhe ou característica específica. Assim, é normal que essa a etapa mais longa, pois existem diferentes pontos de vistas a serem analisados. 

Depois, surge um cronograma de solução com previsões para o orçamento disponível, e qual a meta necessária pela equipe.

3- Diagnóstico

É agora descobrimos as causas para o problema. Isso é feito ao levantar todas as hipóteses e testá-las, desde as mais relevantes até as descartáveis.

4- Operação

Finalmente, a fase mais decisiva está aqui. Você precisa identificar as possíveis soluções e segmentar as funções de cada integrante no plano de ação. Em seguida, será necessário considerar os custos e definir quais recursos serão utilizados.

D (fazer)

Na segunda etapa, tudo o que foi analisado pelo planejamento vai ser colocado em prática, por isso fique atento aos detalhes para evitar prejuízos. Aqui, temos a execução do plano e treinamento da equipe.

É importante observar todos os resultados e a data em que ocorreram, além de comunicar e treinar os integrantes sobre as ações, prazos e técnicas de treinamento a serem utilizadas.

C (verificar)

Nada melhor do que uma boa análise, não é mesmo? Vamos entender os resultados obtidos com o plano de ação, entretanto, essa fase pode ser aplicada em todo o ciclo, uma vez que ajuda a identificar as falhas e erros com números.

Vale a pena verificar se o que foi planejado já está sendo implementado, além de comparar os resultados entre o antes e depois, durante o desenvolvimento das atividade para atingir a meta.

A (agir)

Para finalizar, aqui as correções são feitas para solucionar os problemas identificados. Vamos corrigir as falhas encontradas no processo anterior para que suas causas sejam investigadas, evitando que ocorram novamente. Depois, o processo é reiniciado e o Ciclo PDCA deve ser retomado, para aprimorar os processos e práticas.

Também podemos contar com a padronização, para corrigir as falhas e evitar que ocorra novamente. Ah, e não se esqueça de comunicar as mudanças aos colaboradores. 

E não acaba aí, para que esse processo seja bem feito, aposte em treinamentos com o time, a partir da ajuda de outros integrantes mais experientes, assim, você vai poder monitorar como está o engajamento dos envolvidos.

Como aplicar na rotina de trabalho?

Agora que você já sabe como o Ciclo PDCA funciona, será que ele é a escolha certa para sua empresa?

Bom, se você estiver iniciando um novo projeto de melhoria ou estruturando um processo de trabalho que se repita como um ciclo, a resposta é sim!

Quer um exemplo prático disso? Imagine então o desenvolvimento de um novo design ou aprimoramento de processo, produto ou serviço.

O ciclo funciona bem na maioria das organizações, e pode ser usado para melhorar qualquer processo/produto, dividindo-os em etapas ou estágios de desenvolvimento menores. Será feito um planejamento da coleta e análise de dados, para verificar as raízes do problema.

No entanto, esse processo costuma ser mais lento do que uma implementação direta, então, se o problema for urgente, talvez não seja a melhor escolha.

O que é necessário para ter uma melhoria contínua?

Geralmente, o processo é mais eficaz quando o foco está em pequenas alterações de um processo e já existe uma solução para o problema, ou seja, permite verificar a viabilidade de uma ideia como melhoria comum ou inovadora. 

A repetição do ciclo PDCA ajudará a implementar novas iniciativas de melhoria contínua!

Por que vale a pena contar com esse método?

Com o ciclo PDCA, a sua empresa consegue realizar testes de possíveis soluções em pequena escala e em um ambiente controlado. E qual o resultado disso? Uma melhoria contínua dos processos, evitando erros recorrentes.

Se você ainda não acredita, imagine que a sua equipe estabeleceu um método padrão para todos os funcionários e departamentos resolverem os empecilhos. Deu para notar que isso vai ajudar a economizar tempo e dinheiro, superando os obstáculos, não é mesmo?

Vale destacar também o fato de que tudo isso vai promover o trabalho em equipe, por meio de técnicas de brainstorming e solução de problemas!

E aí, ficou interessado nesse modelo de trabalho? Então, recomendo que continue a leitura em nosso artigo sobre marketing holístico para saber como manter o time alinhado em um único objetivo!

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